새로운 프로젝트 관리 접근 방식으로 투자 수익을 개선하는 방법

너무 자주 리더는 예산 및 일정 기대치를 기반으로 프로젝트에 성공 또는 실패로 레이블을 지정합니다. 시간과 비용이 중요한 요소이기는 하지만 프로젝트가 기대한 이점을 제공했는지 여부는 무시합니다.

예를 들어 200만 달러의 예산과 1000만 달러의 예상 수익이 있는 1년 동안의 프로젝트를 생각해 보십시오. 프로젝트가 예산을 50% 초과하고 기한이 10주 초과되면 전통적인 프로젝트 관리 관점에서 효율성에 대해 낮은 점수를 받게 됩니다. 그러나 프로젝트가 예상되는 이점을 실현했다면 추가 투자 가격표가 있더라도 여전히 200% 이상의 투자 수익을 가져왔습니다. 이 프로젝트는 확실히 수익을 창출하는 관점에서 바보가 아니었습니다.

이제 동일한 프로젝트가 일정과 예산 제약에 따라 엄격하게 관리되었다고 상상해 보십시오. 정시에 완료되며 예상 예산을 한 푼도 초과하지 않습니다. 그러나 이러한 벤치마크에 충실하면 제품이 너무 약해져서 실패하고 귀중한 것으로 판명되었습니다. 초기 투자금을 회수하지 못했습니다. 물론, 당신은 일정을 지켰지만 ROI 또는 다른 많은 것을 보여줄 수 없었습니다.

이러한 시나리오의 차이점은 프로젝트 관리에서 ROI의 중요성을 강조합니다. 프로젝트를 전체적으로 보는 대신 많은 프로젝트 관리자와 이해 관계자는 원래 기준선과 관련하여 프로젝트를 효율적으로 완료하는 데 집중합니다. 결과적으로 그들은 종종 프로젝트를 부적절하게 평가합니다. 효율성 벤치마크를 충족하기 위해 기능을 희생하는 프로젝트가 승자입니까? 종종 대답은 ‘아니오’입니다.

프로젝트 관리에서 비용 절감의 역할

이것은 직간접 비용이 프로젝트 관리에 중요하지 않다는 것을 의미합니까? 당연히 아니지. 비용과 변경 주문이 통제되지 않고 프로젝트 목표와 일치하지 않으면 범위가 늘어나게 됩니다.

그러나 눈덩이처럼 불어나는 비용의 눈사태를 방지하기 위해 팀의 새로운 제안을 모두 거절할 필요는 없습니다. 다시 말하지만, 수익이 훌륭하다면 책임감 있게 예산을 초과하는 것이 이치에 맞을 수 있습니다.

중요한 질문은 항상 투자가 얼마나 비싸거나 저렴한지가 아닙니다. 시작하기에 더 좋은 고려 사항은 그것이 얼마나 필요한가 하는 것입니다. 마지막으로 하고 싶은 일은 수천 개의 작고 불필요한 애드온으로 프로젝트를 부풀리면서 프로젝트를 성사시킬 수 있는 큰 투자를 거부하는 것입니다.

현대적이고 보다 효과적인 프로젝트 관리 전략으로 이동

수익을 저해하지 않고 효율성을 유지하기 위해 어떻게 프로젝트 관리 비용을 줄일 수 있습니까? 다음 단계를 시도해 보세요.

1. 문제가 생겼을 때 대처하라

당신의 회사가 전령을 쏘는 사고방식을 가지고 있기 때문에 잘못되고 있는 일에 대해 말할 수 없다고 느끼는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다. 프로젝트 관리자는 특히 돈이 필요할 때 이해 관계자에게 맞설 권한이 있어야 합니다.

초기에 문제를 해결하려면 $1,000를 추가로 지출하는 것이 좋습니다. 그렇지 않으면 1,000달러의 계획 문제가 10,000달러의 개발 문제, 100,000달러의 테스트 문제, 최종 제품에서 백만 달러의 치명적인 결함이 될 수 있습니다.

이런 유형의 개방 정책을 어떻게 만들 수 있습니까? 프로젝트 관리자가 모든 이해 관계자에게 솔직해질 수 있도록 권한을 부여합니다. 처음부터 솔직한 의사소통 감각을 키우면 모든 사람이 정보를 알 수 있습니다. 또한 프로젝트 관리자가 표면으로 떠오르는 문제에 대한 필수 정보를 보류할 가능성도 줄어듭니다.

2. 통제기반 구축

프로젝트 관리에는 리더십, 주제 전문 지식, 데이터 분석, 일정 관리, 조정 및 관리의 6가지 역할이 있습니다. 이러한 기능은 총체적으로 제어의 기초를 형성합니다. 같은 사람이 이러한 역할 중 일부를 수행할 수 있지만 이러한 역할을 수렁에 빠뜨리거나 너무 얇게 만들고 싶지는 않습니다.

관리 업무를 처리하기 위해 시간당 $150를 받는 프로젝트 관리자에게 비용을 지불하는 이유는 무엇입니까? 그것은 당신의 돈을 비효율적으로 사용하는 것입니다. 대신 모든 작업과 책임을 가능한 한 빠르고 정확하며 저렴하게 수행하는 데 가장 적합한 개인에게 위임하십시오.

책임을 위임하는 이러한 접근 방식은 강력하고 유능한 프로젝트 팀 구성원이 기반으로 하는 제어 기반을 확보하는 데 도움이 됩니다. 역량 격차가 있는 경우 프로젝트 관리 회사와 협력하여 가장 큰 구멍을 메우는 것을 고려하십시오.

3. 정의 및 계획 프로세스에 주제 전문가를 참여시킵니다.

솔루션 설계자 및 비즈니스 분석가를 포함한 귀사의 전문가는 첫 번째 프로젝트 회의에서 의견을 들을 자격이 있습니다. 그들은 특정 솔루션과 기회에 대해 협력하고 이를 통해 최상의 이점을 얻을 수 있는 방법을 결정할 수 있습니다. 또한 ROI에서 R을 제공하는 데 필요한 기능에 대한 입력을 제공할 수 있습니다.

초기 계획 세션에서 모든 사람의 피드백을 문서화하십시오. 아이디어를 잘 문서화하면 프로젝트를 완료하도록 제어하고 안내하는 데 유용할 수 있습니다. 실제로 모든 문서를 처리할 수 있는 충분한 조정 및 관리 역할이 있는 경우 손에 너무 많은 문서가 있을 수 없습니다. 자세한 메모를 유지하여 권장 사항을 소스로 추적하고, 프로젝트 문제를 기록하고, 프로젝트 관리자가 프로젝트 흐름을 쉽게 추적할 수 있도록 합니다.

목표는 프로젝트 관리 중에 비용을 줄이는 것이지만 프로젝트 관리자는 예상 비용이 변경된 이유를 보여주는 문서가 있을 때 이해 관계자에게 예산 변동을 설명할 수 있습니다.

모든 사람들은 프로젝트가 가능한 한 예측에 근접하기를 희망합니다. 그러나 비용과 일정 효율성이 성공적인 프로젝트의 전체 스토리를 말해주지는 않습니다. 비용을 관리하는 것 외에도 수익에 주의를 기울여야 합니다. 때때로, 약간 늦고 예산이 초과된 프로젝트는 서류상으로 보이는 것보다 더 큰 승리입니다.

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