종이절감 | 로펌을 위한 4단계 계획

닫힌 파일로 가득 찬 지하실이 있습니까? 이 4단계 종이 절약 계획은 면허(또는 온전함)를 위험에 빠뜨리지 않고 종이에 대한 의존도를 줄여줍니다.

사무실 주변에서 종이를 줄이는 것은 어려운 작업이 될 수 있습니다. 특히 종이 더미 아래에 묻혀 있거나 닫힌 파일로 지하실이 가득 차 있는 경우 더욱 그렇습니다. 핵심은 종이를 완전히 없애는 것이 아니라 종이를 줄이는 데 집중하는 것입니다. 이 4단계 확실한 계획은 면허(또는 온전함)를 위험에 빠뜨리지 않고 종이에 대한 의존도를 줄여줍니다.

1. 전자문서 및 문서관리계획서 작성

종이를 줄이는 것은 종이 문서와 파일이 아닌 전자 기록에 의존하는 것을 의미합니다. 종이 절약에 대해 생각하기 전에 종이 시스템을 대체할 전자 시스템이 필요합니다. 많은 변호사들에게 종이 파일은 단순히 문서를 저장하는 것이 아니라 이메일, 연락처 정보 등을 저장합니다. 문서를 어딘가에 저장하는 것만으로는 종이 파일을 완전히 대체할 수 없습니다.

지금이 새 소프트웨어에 투자할 시기일 수도 있지만, 필요에 맞는 것을 이미 소유하고 있을 수도 있습니다. 우리는 종종 소프트웨어가 할 수 있는 일의 표면만 긁어먹을 뿐이므로 기존 시스템을 즉시 폐기하지 마십시오.

• 문제 관리 시스템이 있는 경우 문서 및 이메일을 저장하는 데 사용할 수 있는지 조사하십시오. 그들 중 다수는 기본 문서 및 이메일 저장 기능을 가지고 있습니다. 또한 문제 관리 시스템은 각 문제와 관련된 모든 사람의 모든 연락처 정보를 보관할 수 있어야 합니다.
• 문제 관리 시스템이 없다면 시간, 청구 및 회계 시스템을 살펴보십시오. 많은 법률 관련 시간, 청구 및 회계 시스템도 일부 문제 관리 기능을 처리하고 문서를 저장합니다.
• 종이 파일 시스템을 대체할 수 있는 문제 관리 시스템이나 시간, 청구 및 회계 시스템이 없다면 새로운 시스템에 투자해야 합니다. 이상적으로는 하나의 시스템을 사용하여 문제를 관리하고, 시간을 입력하고, 청구서를 보내고, 모든 회계 요구 사항을 처리하고, 문서를 관리하게 됩니다. 중복 데이터 입력을 줄이기 위해 전체 계정이 포함된 문제 관리 시스템을 찾으십시오. 그런 다음 문서 관리 요구 사항을 충족하거나 새로 선택한 업무 관리 시스템과 통합할 수 있는 완전한 문서 관리 시스템에 투자할 수 있는지 확인하십시오.

2. 더 이상 종이를 만들지 말라

문제와 문서를 전자적으로 관리하기 위한 새로운 시스템을 선택한 후에는 더 이상 종이를 만들지 마십시오. 고객이 종이를 건네면 스캔하여 원본을 돌려줍니다. 종이에 있는 문서를 검토하고 싶다면 그렇게 하되, 검토를 마치는 즉시 노트를 스캔하고 종이를 잘게 찢으십시오. 종이에 메모를 작성하는 경우 문제 관리 시스템에 입력하거나 스캔한 다음 파쇄하십시오.

고객을 위해 종이 파일을 열지 마십시오.

3. 스캔하기 쉽게 만들기

문서 스캔< 실제 파일에 종이 한 장을 넣는 것처럼 쉬워야 합니다. 사무실을 가로질러 걸어다니거나 회사의 다른 사람들과 스캐너를 공유해야 하므로 문서 스캔을 미루기 쉽습니다. 스캔을 미루면 전자 시스템이 더 이상 완전하지 않고 다시 사무실에 앉아 있는 종이에 의존하게 됩니다.

데스크탑 스캐너< 책상에서 일어나지 않고도 쉽게 스캔할 수 있습니다. 많은 데스크탑 스캐너는 양면 용지를 스캔할 수 있습니다. PDF 텍스트 검색 가능

모든 서류가 책상을 넘기자마자 즉시 스캔하는 습관을 들이십시오.

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