클라우드 기반 법률 소프트웨어 | 클라우드에 대한 준비가 되셨습니까?

Zoom을 넘어서: 클라우드에서 실습 실행

클라우드 기반 법률 업무 관리 소프트웨어를 보유한 회사는 그렇지 않은 회사보다 직원 만족도와 성과 수준이 더 높은 것으로 보고되었습니다. 그들은 또한 더 높은 고객 만족도와 더 많은 수익을 보고했습니다.

클라우드로의 이동에 대한 일반적인 질문

Q: 클라우드 기반 도구의 장점은 무엇입니까?

• 팀이 서로 다른 위치에서 실시간으로 작업할 수 있습니다. 로컬 도구에서 사용자는 다음을 확인해야 합니다. 그들은 완료된 작업이 손실되지 않도록 최신 버전을 사용하고 있습니다.
• 보다 쉽게 ​​정리되고 규정을 준수할 수 있습니다. 귀하와 귀하의 팀이 실시간으로 작업할 때(항상 최신 정보 확인) 정확한 데이터를 유지하고 규정을 준수하면서 보다 효율적이고 효과적인 사례를 실행하는 데 도움이 되는 내부 프로세스를 개발할 수 있습니다. 또한 많은 법률 업무 관리 시스템이 QuickBooks Online과 같은 다른 클라우드 기반 애플리케이션과 통합되어 원활한 백오피스 워크플로를 제공합니다.
• 더 나은 클라이언트 경험을 가능하게 합니다. 법률 업무 관리 시스템에는 종종 고객 대면 온라인 포털, 통합 일정 도구 및 빌트인 결제 수집과 같은 기능이 있어 프로세스를 간소화하고 고객 경험을 개선합니다..
• 더 나은 데이터 보안을 제공합니다. 사무실이 안전하다고 느낄 수 있지만 누군가가 노트북을 훔쳐가거나 사무실이 불타버릴 확률은 AffiniPay 또는 Intuit와 같은 클라우드 제공업체가 여러 물리적 위치에 중복 백업되어 있는 회사 데이터를 잃어버릴 확률보다 훨씬 큽니다.
• 최신 기능에 즉시 액세스할 수 있습니다. 데스크톱 소프트웨어와 달리 대부분의 클라우드 기반 도구에는 월간 또는 연간 구독이 필요하지만 새 버전을 구입하거나 시간이 많이 걸리는 업그레이드를 거치지 않고도 항상 최신 기능과 수정 사항을 사용할 수 있습니다.

Q: 새 시스템으로 전환하기에 가장 좋은 시기는 언제입니까?

연초에 새로운 클라우드 기반 실습 관리 시스템으로 마이그레이션하는 것은 원활한 전환을 보장하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 언제든지 클라우드로 마이그레이션할 수 있지만 실무 관리 및 회계 시스템이 서로 의존하기 때문에 새해가 전환하기에 가장 좋은 시기인 몇 가지 이유가 있습니다.

• 그건 가장 비용 효율적입니다. 새(회계) 연도에 전환하면 현재 연도의 데이터를 새 시스템으로 마이그레이션하는 비용을 발생시킬 필요가 없습니다. 대부분의 로펌의 회계연도는 역년과 일치합니다. 이전 연도에서 필요한 데이터(예: 결산 잔액 또는 미결 고객 잔액만)를 가져오는 것보다 훨씬 간단합니다. 모두 현재 연도의 거래 데이터 중.
• 보다 효과적인 데이터 연속성을 제공합니다. 한 시스템에서 1년을 마감하면 오류와 불일치를 훨씬 더 쉽게 파악할 수 있으므로 한 시스템에서 다른 시스템으로 데이터를 잘못 마이그레이션(또는 잘못된 데이터 마이그레이션)하는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
• 관리 관점에서 전환을 관리하기가 더 쉽습니다. 팀과 고객을 교육하고 준비하는 것부터 새로운 도구를 구매하고 설정하는 것까지 1월 1일 시작을 계획하면 전략적이고 효과적으로 전환을 조정할 수 있습니다.

Q: 원활한 전환을 위해 무엇을 준비할 수 있습니까?

• 팀의 동의를 얻으십시오. 고통 없는 전환을 보장하기 위해 할 수 있는 가장 중요한 일은 팀의 동의를 얻고 그들의 기대치를 관리하는 것입니다. 우리는 팀 구성원이 학습 곡선을 극복하는 데 전념하지 않았기 때문에 최선의 의도로 소프트웨어 전환이 탈선하는 것을 보았습니다. 시니어 파트너나 준법률가로부터 승인을 받으려고 하든 이 세 가지가 도움이 될 것입니다.
  1. 이유를 설명해라. 도구를 전환하는 이유에 대한 팀 통찰력을 제공하고 이점을 설명하며 삶을 더 쉽게 또는 더 좋게 만드는 방법을 이해하도록 돕습니다.
  2. 기대치를 설정하십시오. 팀원에게 기대하는 바를 명확하게 설명하고 팀원이 일정을 알고 있는지 확인하세요.
  3. 교육과 지원을 제공합니다. 전환을 고려하기 몇 주 전에 새 시스템에 대한 교육 제공을 시작하십시오. 새 도구와 기존 도구를 짧은 시간 동안 동시에 사용하는 것을 고려하고 전환 후 팀이 지원 및 교육에 액세스할 수 있도록 하세요.
• 고객과 함께 기대치를 관리하십시오. 마찬가지로 전환이 영향을 미칠 경우 고객의 기대치를 관리해야 합니다. 예를 들어 클라이언트 포털을 도입하는 경우 회사 구성원이 전화나 이메일을 통해 클라이언트에게 연락하여 변경 사항을 알리고 새로운 프로세스를 설명하도록 할 수 있습니다.
• 도움을 줄 올바른 파트너를 참여시키십시오. 회사가 새로운 시스템으로 전환하는 데 도움을 줄 전문가를 고용하면 소프트웨어 전환의 많은 문제점을 완화할 수 있습니다. 법률 및 신탁 회계, 법률 사무소 프로세스 및 운영에 대한 철저한 이해와 업무 관리 시스템 및 회계 도구를 적절하게 통합하는 방법을 갖춘 파트너를 고용하십시오. (대부분의 진료 관리 시스템에는 다음과 같은 데이터베이스가 있습니다. 그들이 추천할 수 있는 검증된 파트너)
• 전환을 주도할 내부 팀원을 확인합니다. 회사의 누군가를 핵심 담당자로 식별하고 그들이 전환에 수반되는 사항, 타임라인 및 새 시스템에서 프로세스가 어떤 모습인지 이해하도록 해야 합니다. 팀 동료는 이 사람에게 안내를 받으므로 편안하게 질문에 답하거나 사람들을 할 수 있는 사람에게 안내해야 합니다.
• 교체하려는 시스템에서 데이터를 백업하십시오. 교체하려는 도구에서 가능한 한 포괄적인 백업을 내보냅니다. 또는 전체 백업 파일 내보내기가 옵션이 아닌 경우 모든 관련 정보를 보고서 또는 .csv 파일로 저장합니다.
• 전환 후 최소 몇 개월 동안 현재 소프트웨어 라이선스를 유지할 계획을 세우십시오. 새 시스템에서 시작하면 이전 도구를 참조해야 할 가능성이 매우 높습니다. 또는 가져오려는 추가 데이터가 있음을 알게 될 것입니다.
• 일찍 계획을 시작하십시오. 가동 날짜를 최소 4주 후(6~8주가 이상적)로 설정하고 온보딩 파트너와 역순으로 작업하여 구현 타임라인을 구축합니다. 초기 구성 설정, 사용자 교육 및 클라이언트 알림과 같은 여러 단계를 미리 수행할 수 있습니다. 미리 계획을 세우면 전환 프로세스가 압도적일 필요가 없습니다.

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